Ein Gastbeitrag auf Storage-Insider vom 5. November 2026 benennt eine häufige Lücke bei Cloud-Migrationen: Papierbestände fehlen im Projektplan. Verträge, Personalakten, technische Dokumentationen und Korrespondenz bleiben für ein Cloud-Dokumentenmanagementsystem (DMS) und für KI unsichtbar. Der Beitrag nennt rund 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland als Cloud-Nutzer. Laut Bitkom-Erhebung nutzt jedes dritte Unternehmen KI. Wo ein Teil der Unterlagen auf Papier liegt, entsteht ein Parallelbetrieb aus digitalen und analogen Prozessen. So gehen Banken und Versicherer vor: 1. Vor Projektbeginn eine Bestandsaufnahme machen. Drei Fragen: Welche Dokumententypen liegen nur analog vor? Welche sind für laufende Prozesse und geplante KI-Anwendungen relevant? Welche unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten? 2. Nicht nur scannen. Erst Texterkennung, saubere Verschlagwortung und konsistente Metadaten machen aus Bildern nutzbare Daten. 3. Vor der Vernichtung von Papieroriginalen die Vorgaben der GoBD zum ersetzenden Scannen einhalten, von der Verfahrensdokumentation bis zur Nachvollziehbarkeit des Prozesses. 4. Digitalisierte Dokumente und Metadaten in offenen, exportierbaren Formaten ablegen. Der EU Data Act zielt auf einen leichteren Anbieterwechsel. Aus unserer Erfahrung bei Kunden aus Versicherung und Bank gehört die Bestandsaufnahme in die Prüfungsplanung des Migrationsprojekts. Sie sollte mit dem Beschluss für das Zielsystem abgeschlossen sein. Die Umsetzung erkennt man daran, dass für jeden analogen Dokumententyp Relevanz, Aufbewahrungsfrist und Zielformat festgelegt sind.