FAQ · Register, Daten und Steuerungswerkzeuge
Welche interne Freigabe braucht das Informationsregister, bevor es an die Aufsicht geht?
Freigegebene Antwort von Qvestcon mit Fundstellen.
Antwort
Das Informationsregister durchläuft vier getrennte Schritte: führen, intern freigeben, exportieren, übermitteln. Art. 28 Abs. 3 DORA verlangt, dass Finanzunternehmen das Register führen, aktualisieren und der zuständigen Behörde auf Verlangen vollständig oder in Teilen zur Verfügung stellen.
Die interne Freigabe bezieht sich auf einen eingefrorenen, versionierten Datenstand. Der Stand trägt Stichtag und Versionsnummer. Das Fehlerprotokoll der Datenprüfung liegt bei. Erst danach entsteht der Export.
Aus unserer Erfahrung bei Kunden aus Versicherung und Bank entstehen Verzögerungen dort, wo der Datenstand nach der Prüfung noch verändert wird. Markus Junge empfiehlt, den Freigebenden von den Pflegenden des Registers zu trennen, damit eine zweite Sicht jede Einstufung kritischer oder wichtiger Funktionen gegenliest.
In der Praxis
Der Leiter Compliance oder der COO benennt einen Freigebenden, der selbst keine Registereinträge pflegt, und legt fest, dass jeder Export auf einem versionierten Datenstand mit Freigabevermerk beruht.
- Der Datenstand ist mit Stichtag und Versionsnummer eingefroren; spätere Änderungen erzeugen eine neue Version.
- Das Fehlerprotokoll der Datenprüfung ist beigefügt und jeder offene Befund trägt eine Entscheidung.
- Die Einstufung kritischer oder wichtiger Funktionen ist je Eintrag gegengelesen.
Nachweis: Als Nachweis dient der Freigabevermerk mit Version, Stichtag, Name des Verantwortlichen und Verweis auf das Fehlerprotokoll.