Die E-Rechnungspflicht gilt in Deutschland seit dem 1.1.2025. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen senden können. Ab dem 1.1.2028 gilt das grundsätzlich für alle deutschen Unternehmen. Banken und Versicherer sollten die verbleibende Zeit für den Praxistest nutzen. Zuerst gehören alle Prozessschritte unter realen Bedingungen getestet: Eingang oder Versand der Rechnung, Verbuchung und revisionssichere Ablage. Auffällig werden erfahrungsgemäß verschiedene Rechnungsformate, Anzahlungen, Rechnungskorrekturen und Anhänge. Bei historisch gewachsenen ERP-Landschaften (Enterprise-Resource-Planning, also der Software für Buchhaltung und Betriebsabläufe) und internationalen Geschäftsmodellen ist der Aufwand höher. Danach folgt die Verteilung der Zuständigkeiten. Die E-Rechnung ist kein reines IT-Thema. IT, Buchhaltung und Steuerfunktion brauchen klare Rollen, ebenso Reporting und Abschlussprozess. Aus unserer Erfahrung bei Kunden aus Versicherung und Bank zeigen sich Lücken meist bei der Stammdatenqualität und bei Fachbereichen, die nicht eingebunden wurden. Technische Validierungen erkennen Format- und Geschäftsregelfehler früh. Die steuerliche und kaufmännische Prüfung ersetzen sie nicht. Für die Archivierung ist die strukturierte Originaldatei maßgeblich. Sie muss GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und unverändert aufbewahrt werden. Bei Sonderfällen ist jede Rechnung einzeln zu betrachten. Bei periodenübergreifenden Leistungen von 2026 bis 2027 entscheidet der Leistungszeitpunkt über Zuordnung und Pflicht. Für Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Pflichtbeginn erteilt wurden, gilt vereinfachend keine Pflicht zur E-Rechnung. Gleiches gilt aktuell für Dauerrechnungen, die vor dem 1.1.2027 ausgestellt wurden. Umgesetzt ist die Einführung, wenn ein Testlauf vom Rechnungseingang bis zur Ablage ohne Medienbruch durchläuft und die Zuständigkeiten dokumentiert sind. Diese Nachweise helfen auch der Prüfungsplanung. #Banken #Versicherer #Finanzdienstleister #Prüfungsplanung #Qvestcon #MarkusJunge