Ein Haus, das ein Assistenzsystem für allgemeine Zwecke für Personalentscheidungen einsetzt, kann nach Artikel 25 Absatz 1 Buchst. c der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) selbst zum Anbieter eines Hochrisiko-KI-Systems werden. Ein Beispiel: Ein Recruiter lässt mehrere hundert Bewerbungen von einem solchen Werkzeug vorsortieren. Wesentliche Regelungen für bestimmte Hochrisiko-Systeme, auch in der Personalarbeit, gelten ab dem 2. Dezember 2027. Werden die Anbieterpflichten nicht erfüllt, drohen Bußgelder bis 15 Millionen € oder 3 % des weltweiten Jahresumsatzes des Vorjahres. Zu den Anbieterpflichten gehören technische Dokumentation, Konformitätsbewertung, Registrierung in einer EU-Datenbank und ein Qualitätsmanagementsystem. Vorgehen in dieser Reihenfolge: Erstens ein Inventar aller eingesetzten KI-Systeme anlegen. Zweitens den tatsächlichen Einsatzzweck je System prüfen, besonders bei Einstellung, Beförderung und Kündigung. Drittens eine KI-Nutzungsrichtlinie erlassen, die solche Hochrisiko-Zwecke für Alltagswerkzeuge verbietet. Viertens die Mitarbeitenden gezielt schulen. Umgesetzt ist das, wenn die Richtlinie dokumentiert ist, die Schulungen nachweisbar sind und das Inventar zu jedem System den Einsatzzweck nennt. Aus unserer Erfahrung bei Kunden aus Versicherung und Bank hat sich bewährt, mit dem Inventar zu beginnen, weil Fachbereiche Werkzeuge oft ohne zentrale Meldung nutzen.