FAQ · Konzern, Rollen und Mandanten
Wie verhindert Ihr Haus eine ungeprüfte Selbstfreigabe, wenn dieselbe Person mehrere Rollen im Freigabeprozess hat?
Freigegebene Antwort von Qvestcon mit Fundstellen.
Antwort
Eine Freigabe trägt, wenn die Rollen je Vorgang und Rechtseinheit feststehen, bevor der Workflow Aufgaben verteilt. Dieselbe Person kann fachlicher Eigentümer und Vertragsmanager sein; daraus darf keine ungeprüfte Selbstfreigabe entstehen. Für kritische Entscheidungen trennen wir Erstellung, fachliche Bestätigung, unabhängige Prüfung und Risikoakzeptanz.
Ist diese Trennung organisatorisch nicht möglich, setzen wir eine dokumentierte Ersatzkontrolle mit berechtigter zweiter Instanz ein. Die Berechtigungsprüfung erkennt die Person hinter mehreren Konten und Stellvertretungen, denn zwei Benutzerkonten sind noch keine zwei unabhängigen Personen, die sich gegenseitig prüfen. Im Protokoll halten wir fest, in welcher Rolle und für welche Einheit entschieden wurde.
In der Praxis
Wir simulieren einen Selbstfreigabefall und eine Stellvertretung mit identischer Person.
- Rollenkollisionen über Konten und Mandate hinweg werden erkannt.
- Unabhängige Freigabe oder Ersatzkontrolle sind festgelegt.
- Rechtseinheit und handelnde Rolle stehen im Protokoll der Freigabe.
Nachweis: Als Nachweis entstehen eine Rollenkonfliktregel, ein Testfall und eine nachvollziehbare Freigabespur.
Belege
- Vorgehen von Markus Junge, Qvestcon